Schluss mit lästigem Abtippen: Termine smart per KI und ICS importieren

Jedes Halbjahr das gleiche Spiel: Die Schulleitung schickt den neuen Terminplan herum. Konferenzen, Elternsprechtage, bewegliche Ferientage, Projekttage – eine endlose Liste an Daten. Wer einen klassischen Papierkalender oder einen starren PDF-Planer nutzt, für den beginnt jetzt die Fleißarbeit: Jeder einzelne Termin muss mühsam per Hand oder mit der Tastatur übertragen werden.

Das kostet nicht nur Nerven, sondern vor allem wertvolle Zeit. Mit Plantegro haben wir uns überlegt: Das muss heute doch intelligenter gehen!

Dein Planer ist kein Malbuch – er ist eine intelligente Datenbank

Der größte Nachteil von herkömmlichen "digitalen" PDF-Planern (z. B. in GoodNotes oder Notability) ist, dass sie die Inhalte nicht verstehen. Wenn du dort "Dienstag, 14:00 Uhr Dienstberatung" hineinschreibst, ist das für die App lediglich "Tinte auf virtuellem Papier". Ein Eintrag in der Wochenansicht muss händisch in die Monatsansicht kopiert werden.

Plantegro hingegen ist eine intelligente Software. Termine sind echte Datenpunkte. Und genau diese Struktur eröffnet völlig neue Möglichkeiten, wie Daten überhaupt erst in deinen Planer gelangen, um dir Arbeit abzunehmen.

1. Import aus bestehenden Kalendern (ICS-Dateien)

Nutzt du privat oder für deine schulische Organisation bereits einen digitalen Kalender wie Google Calendar, den Apple Kalender oder Outlook? Dann kannst du deine Termine jetzt ganz einfach in Plantegro importieren!

Plantegro unterstützt das Standardformat für Kalenderdaten (sogenannte ICS-Dateien). Exportiere einfach den gewünschten Zeitraum aus deinem bestehenden Kalender und lade die Datei über unseren neuen Import-Dialog hoch. In Sekundenschnelle sind alle deine Termine übersichtlich in deinem Schulplaner integriert.

2. Magie auf Knopfdruck: Der KI-gestützte PDF-Import

Häufig gibt es die Schultermine aber nicht als praktischen ICS-Export, sondern ganz klassisch als ausgedruckten Zettel oder als PDF-Datei per E-Mail.

Für genau diesen Fall haben wir unser bisher fortschrittlichstes Feature entwickelt: Den KI-Termin-Import.

So funktioniert's:

Du lädst die PDF-Datei (oder ein abfotografiertes Bild deines Terminplans) in Plantegro hoch.
Unsere integrierte Künstliche Intelligenz liest das Dokument wie ein menschlicher Assistent.
Sie erkennt selbstständig, was ein Termin ist, und extrahiert Datum, Startzeit und Endzeit.
Du bekommst eine Liste aller gefundenen Termine präsentiert und kannst sie mit einem Klick in deinen Planer übernehmen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen du Termine Zeile für Zeile mit dem Stift abzeichnen musstest!

Ein Wort zum Datenschutz bei der KI

Als Lehrkraft hast du beim Thema Künstliche Intelligenz völlig zu Recht höchste Ansprüche an den Datenschutz. Deshalb verarbeiten wir deine hochgeladenen Terminpläne nicht über amerikanische Server.

Wir nutzen für diese KI-Funktion die Schnittstelle des europäischen Cloud-Anbieters Scaleway (Frankreich). Deine Dokumente werden ausschließlich für die konkrete Anfrage (Terminextraktion) verarbeitet und ausdrücklich nicht genutzt, um die KI-Modelle des Anbieters zu trainieren. So wahren wir die europäische Datensouveränität und stellen sicher, dass deine Daten im europäischen Rechtsraum verbleiben.

Einmal importiert, überall sichtbar

Der größte Aha-Moment kommt nach dem erfolgreichen Import: Da Plantegro deine Daten intelligent verknüpft, taucht ein einmal importierter Termin sofort an allen relevanten Stellen auf.

Du findest ihn automatisch in der Jahresübersicht, in der Monatsansicht und natürlich direkt in deiner Wochenplanung an exakt dem richtigen Tag. Du pflegst einen Datensatz und die App erledigt den Rest für dich.

Bist du bereit, dir diese administrative Last abzunehmen? Probier den neuen Import direkt über den Export-/Import-Button oben links in deinem Plantegro Schulplaner aus!

Häufige Fragen zum Terminimport

Welche Dateiformate unterstützt Plantegro beim Import?

Plantegro unterstützt ICS-Dateien (iCalendar), das Standardformat aller großen Kalender-Apps wie Google Calendar, Apple Kalender und Microsoft Outlook. Daneben kannst du beim KI-Import PDF-Dateien und Fotos (z.B. abfotografierte Aushänge) hochladen – die KI erkennt Termine auch in gescannten oder fotografierten Dokumenten.

Werden meine Dokumente beim KI-Import dauerhaft gespeichert?

Nein. Hochgeladene PDFs und Bilder werden ausschließlich für die konkrete Extraktion der Termindaten verarbeitet. Eine dauerhafte Speicherung oder Nutzung zum Training von KI-Modellen findet ausdrücklich nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt über europäische Server (Scaleway, Frankreich) im Einklang mit der DSGVO.

Kann ich importierte Termine vor der Übernahme noch anpassen?

Ja. Nach dem KI-Import erhältst du eine Vorschau aller erkannten Termine. Du kannst jeden Termin einzeln aus der Liste entfernen, bevor du mit einem Klick alle gewünschten Einträge in deinen Planer überträgst. Du behältst also immer die volle Kontrolle.

Was passiert, wenn ein Termin falsch erkannt wurde?

Die KI arbeitet sehr zuverlässig, kann aber bei schlecht lesbaren Dokumenten gelegentlich Fehler machen. In der Vorschau kannst du falsch erkannte Einträge löschen. Alternativ kannst du Termine jederzeit manuell in deinen Planer eingeben.