Schülerdaten in Sekunden übernehmen: per CSV, Foto oder PDF – und Geburtstage automatisch im Kalender
Veröffentlicht am 9. September 2026 von Tobias Wartzek
Der Schuljahresbeginn bringt für Klassenlehrer:innen immer dieselbe Aufgabe mit sich: die neue Klassenliste muss in den Planer. Name für Name, Geburtstag für Geburtstag, Telefonnummer für Telefonnummer. Bei 25 bis 30 Schüler:innen pro Klasse ist das schnell eine Stunde stumpfe Tipparbeit – und das für jede Klasse, die man unterrichtet.
Wir finden: Diese Zeit kannst du dir sparen. Deshalb bringt Plantegro einen Import mit, der sich an der Realität an deutschen Schulen orientiert – nicht an der Wunschvorstellung, dass überall schon alles digital ist.
Zwei Wege zu denselben Daten
Viele Schulen arbeiten bereits mit digitalen Schülerlisten, andere immer noch überwiegend papierbasiert. Plantegro deckt beides ab, ganz ohne dass du dich vorher entscheiden musst: Du lädst einfach eine Datei hoch, und Plantegro erkennt automatisch, worum es sich handelt.
1. CSV-Datei: die schnelle Variante für digitale Listen
Hast du die Klassenliste bereits als Excel- oder CSV-Export vom Schulverwaltungsprogramm vorliegen? Dann ziehst du die Datei einfach in den Import-Dialog.
Plantegro liest die Spaltenüberschriften aus und schlägt automatisch vor, welche Spalte zu welchem Feld gehört – Vorname, Nachname, Geburtstag, Telefonnummern, E-Mail. Passt ein Vorschlag nicht, korrigierst du die Zuordnung mit einem Klick über ein Dropdown. Eine Vorschau der ersten Zeilen zeigt dir sofort, ob alles stimmt, bevor du bestätigst.
2. Foto oder PDF: für die Klassenliste vom Sekretariat
Die Realität an vielen Schulen sieht anders aus: Die Klassenliste kommt als ausgedrucktes Blatt vom Sekretariat, eingescannt als PDF oder gleich als Foto vom Aushang im Lehrerzimmer. Für genau diesen Fall gibt es den KI-gestützten Import.
Du lädst das Foto oder PDF hoch, und unsere KI liest die Liste wie ein menschlicher Assistent: Sie erkennt Vor- und Nachnamen, Geburtsdaten und weitere Angaben, selbst wenn die Liste handschriftlich ergänzt oder etwas schräg fotografiert wurde.
Da KI-Erkennung nie fehlerfrei ist, weisen wir dich nach dem Import bewusst darauf hin, die Daten in der Schülerliste noch einmal zu überprüfen. So behältst du die Kontrolle, sparst dir aber den größten Teil der Tipparbeit.
Ein Wort zum Datenschutz bei der KI
Schülerdaten sind besonders sensibel – das ist uns bewusst. Deshalb verarbeiten wir hochgeladene Klassenlisten für den KI-Import nicht über amerikanische Server, sondern über die Schnittstelle des europäischen Cloud-Anbieters Scaleway (Frankreich). Deine Dokumente werden ausschließlich für die konkrete Erkennung verarbeitet und ausdrücklich nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. So bleiben deine Daten im europäischen Rechtsraum.
Geburtstage automatisch in den Kalender – mit deinem Wunsch-Icon
Sind die Schülerdaten einmal importiert, zeigt sich der eigentliche Vorteil eines intelligenten Planers: Die Daten lassen sich weiterverwenden, statt nur in einer Tabelle zu liegen.
Mit einem einzigen Klick auf "Geburtstage in Kalender" trägt Plantegro die Geburtstage aller Schüler:innen deiner Klasse automatisch in den Schulkalender ein – projiziert auf das laufende Schuljahr, inklusive Geburtsjahr und Alter im Titel. Bereits eingetragene Geburtstage werden dabei erkannt und nicht doppelt angelegt.
Bevor der Import startet, fragt Plantegro dich, welches Icon die Geburtstage im Kalender bekommen sollen. Du wählst aus einer großen Auswahl an Stickern, Markierungen und Icons – von der klassischen Geburtstagstorte bis zum Stern oder Herz – und kannst zusätzlich die Farbe frei festlegen. So sehen Geburtstage in deinem Kalender nicht nur praktisch, sondern auch genau so aus, wie du es möchtest.
Einfach, schnell, und trotzdem hübsch
Das ist der rote Faden bei Plantegro: Verwaltungsaufgaben sollen dir so wenig Zeit wie möglich stehlen, ohne dass der Planer dafür lieblos aussieht. Klassenliste einmal importieren – egal in welchem Format sie vorliegt – Geburtstage mit einem Klick und deinem Lieblingsicon in den Kalender übernehmen, fertig. Der Rest des Schuljahres bleibt für das Unterrichten.
Bereit, deine Klassenliste in Sekunden statt Stunden anzulegen? Öffne deine Schülerliste und probiere den Import-Button direkt aus!
Häufige Fragen zum Schülerdaten-Import
Welche Dateiformate kann ich für den Import verwenden?
Plantegro erkennt automatisch, ob du eine CSV-Datei oder ein Foto/PDF hochlädst. CSV-Dateien werden direkt mit Spaltenzuordnung importiert, bei Fotos (JPG, PNG) und PDFs übernimmt die KI die Erkennung der Schülerdaten.
Muss ich die Spalten meiner CSV-Datei manuell zuordnen?
Plantegro schlägt die Zuordnung anhand der Spaltenüberschriften automatisch vor (z. B. "Vorname" oder "Nachname"). Du kannst jede Zuordnung bei Bedarf über ein Dropdown-Menü anpassen, bevor du importierst. Pflicht ist nur, dass ein Vorname zugeordnet wird.
Wie zuverlässig ist der KI-Import von Fotos und PDFs?
Die KI erkennt gedruckte und handschriftliche Klassenlisten sehr zuverlässig, kann bei schwer lesbaren Dokumenten aber gelegentlich Fehler machen. Nach dem Import findest du alle Schüler:innen in der Schülerliste und kannst dort einzelne Angaben korrigieren.
Werden meine Klassenlisten dauerhaft gespeichert oder für KI-Training verwendet?
Nein. Hochgeladene Fotos und PDFs werden ausschließlich für die konkrete Erkennung der Schülerdaten verarbeitet, nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Die Verarbeitung erfolgt über europäische Server (Scaleway, Frankreich) im Einklang mit der DSGVO.
Kann ich für jede Klasse ein anderes Geburtstags-Icon wählen?
Ja. Die Icon- und Farbauswahl erscheint bei jedem Klick auf "Geburtstage in Kalender" neu, sodass du für jede Klasse oder auch bei jedem erneuten Import ein anderes Icon wählen kannst.
Was passiert, wenn ich Geburtstage mehrfach importiere?
Plantegro prüft vor dem Import, ob für einen Schüler oder eine Schülerin bereits ein Geburtstags-Termin mit demselben Titel und Datum existiert, und legt ihn dann nicht erneut an. Ein mehrfacher Klick auf den Import-Button erzeugt also keine doppelten Einträge.