PlanTasia: Wie wir die Schülerverteilung fürs Zirkusprojekt automatisiert haben

Ein Schuljahr, ein Zirkus, 300 Kinder – und eine Tabelle, die langsam, aber sicher aus dem Ruder läuft. Wer schon einmal die Organisation hinter einem Schulzirkusprojekt von innen erlebt hat, weiß: Das eigentlich Schöne daran (Kinder unter Zeltdach, Schwarzlicht-Nummern, Fakire und Jongleure) steht und fällt mit einer sehr nüchternen Aufgabe – der gerechten Zuteilung aller Schülerinnen und Schüler auf die Zirkusprojekte.

Wir haben für genau dieses Problem ein kostenloses Tool entwickelt: PlanTasia.

Das Problem: Hunderte Wünsche, acht Projekte, zwei Gruppen

Beim Schulzirkusprojekt Circus Phantasia wählen Schülerinnen und Schüler der Klassen 1 bis 4 ihren Erst- und Zweitwunsch aus acht Zirkusprojekten: Schwarzlicht, Drahtseil, Fakire, Clowns, Zauberer, Trapez, Jongleure oder Akrobaten. Das klingt zunächst einfach.

Die Tücke liegt im Detail:

• Jedes Projekt hat feste Teilnehmergrenzen (Minimum und Maximum), die von Circus Phantasia vorgegeben werden.
• Geschwisterkinder sollen in derselben Gruppe (A oder B) bleiben.
• Die Verteilung auf Gruppe A und B soll klassenweise möglichst homogen sein – eine Klasse soll nicht vollständig auf zwei Gruppen aufgesplittet werden.
• Manche Kinder haben eine Pflichtgruppe, etwa weil ein Elternteil als Begleitperson bereits einer Gruppe zugeordnet ist.
• Und über allem schwebt der Anspruch: Möglichst viele Kinder sollen ihren ersten Wunsch bekommen.

Wer das je mit einer manuell gepflegten Excel-Tabelle gelöst hat, weiß, wie viel Nachtarbeit das bedeuten kann. Welches Kind war nochmal das Geschwisterkind von wem? Ist das Trapez in Gruppe B schon voll? Und warum hat die 3b jetzt vier Kinder in Schwarzlicht und null in Jongleure?

Die Lösung: Ein geführter Workflow in fünf Schritten

PlanTasia führt Lehrkräfte Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – ohne Anmeldung, kostenlos, und alle sensiblen Daten verbleiben im Browser der Lehrkraft.

Schritt 1 – Klassen und Projekte definieren

Zu Beginn werden die teilnehmenden Klassen und die Zirkusprojekte mit ihren Teilnehmergrenzen festgelegt. Die Standardwerte von Circus Phantasia sind bereits vorausgefüllt – wer die Grenzen nicht ändern muss, klickt einfach weiter.

Schritt 2 – Wunschzettel und Excel-Vorlage herunterladen

PlanTasia generiert druckfertige Wunschzettel als PDF – ein Zettel pro Kind, bereits mit allen Projektnamen und Auswahlfeldern. Gleichzeitig wird eine Excel-Vorlage erstellt, in der Lehrkräfte die ausgefüllten Wünsche ihrer Klasse eintragen.

So bleibt die Datenerhebung analog (Kinder füllen echte Zettel aus), während die Auswertung digital passiert. Alles DSGVO konform und einfach im schulischen Alltag.

Schritt 3 – Ausgefüllte Tabellen einlesen

Die einzelnen Klassen-Excellisten werden eingelesen. PlanTasia liest alle Dateien ein und prüft dabei auf Vollständigkeit und offensichtliche Fehler – fehlendes Geschwisterkind, unbekanntes Projekt, doppelte Einträge.

Schritt 4 – Der Algorithmus übernimmt

Mit einem Klick startet die automatische Verteilung. Der Algorithmus berücksichtigt gleichzeitig:

• Geschwisterkind-Bindungen (müssen in derselben Gruppe landen)
• Pflichtgruppen für einzelne Schülerinnen und Schüler
• Min/Max-Grenzen aller Projekte
• Klassenweise Gruppenbalance
• Gruppen A und B ungefährt gleich groß
• Erstens: Wunsch 1, zweitens: Wunsch 2, im Notfall: Zuteilung ohne Wunsch

Das Ergebnis erscheint sofort als interaktive Tabelle mit Statistiken: Wie viele Kinder bekamen ihren ersten Wunsch? Gibt es noch offene Konflikte? Wie ist die Projektauslastung?

Wer eine Zuteilung korrigieren möchte, kann einzelne Schülerinnen und Schüler direkt in der Tabelle per Klick verschieben – Statistiken und Charts aktualisieren sich in Echtzeit.

Schritt 5 – Ergebnisse als PDF exportieren

Mit einem Klick wird ein vollständiger PDF-Bericht generiert, der alle relevanten Sichten auf die Verteilung enthält:

1. Zusammenfassung & Validierung – Kennzahlen auf einen Blick (wie viele Kinder bekamen Wunsch 1 oder 2, wie viele wurden ohne Wunsch zugeteilt, wie sind die Gruppen besetzt) sowie eine explizite Liste aller Konflikte, z. B. Geschwisterkinder in unterschiedlichen Gruppen oder Pflichtgruppen-Verletzungen.
2. Statistiken – Visuelle Balkendiagramme zur Projektauslastung (Gruppe A und B je Projekt, mit Min/Max-Markierungen) und zur Gruppenverteilung je Klasse.
3. Gesamtliste – Alle Schülerinnen und Schüler alphabetisch mit Klasse, zugeteiltem Projekt, Gruppe und Zuteilungsart.
4. Klassenlisten – Eine Seite pro Klasse mit allen zugeteilten Kindern – praktisch für die Ausgabe direkt in der Klasse.
5. Geschwisterliste – Alle Geschwisterpaare mit ihren jeweiligen Zuteilungen und einem OK/Konflikt-Status auf einen Blick.
6. Projektlisten – Eine Seite pro Zirkusprojekt mit allen zugeteilten Kindern nach Gruppe sortiert sowie der Info, ob die Teilnehmergrenzen eingehalten wurden.

Datenschutz: Keine personenbezogenen Daten verlassen den Browser

Der Verteilungsalgorithmus läuft auf unserem Server – aber er bekommt keine Namen zu sehen. Bevor die Daten in Schritt 4 übertragen werden, ersetzt PlanTasia alle Namen durch anonyme IDs. Der Server erhält ausschließlich diese IDs, die Klassenstufe, die Wünsche und etwaige Geschwister-Verknüpfungen – niemals Vor- oder Nachnamen. Die Zuordnung von ID zurück zum echten Namen findet erst wieder im Browser statt.

Gespeichert wird auf unserem Server gar nichts. Jede Anfrage ist zustandslos: Der Algorithmus rechnet, liefert das Ergebnis zurück, fertig.

Alle übrigen Schritte (Excel-Import, PDF-Generierung, manuelle Korrekturen) laufen ohnehin vollständig lokal im Browser. Es gibt keine Anmeldung und kein Nutzerkonto.

Für wen ist PlanTasia?

PlanTasia wurde speziell für das Schulzirkusprojekt Circus Phantasia entwickelt, funktioniert aber für jedes Schulprojekt mit ähnlicher Struktur: mehrere Schülergruppen, Wunschabfrage, Kapazitätsgrenzen, Geschwisterkinder. Wer ein ähnliches Projekt organisiert und Anpassungsbedarf hat, kann uns gerne ansprechen.

Das Tool ist unter plantegro.de/tools/plantasia kostenlos und ohne Anmeldung erreichbar.

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Häufige Fragen

Muss ich mich anmelden, um PlanTasia zu nutzen?

Nein. PlanTasia ist vollständig kostenlos und ohne Registrierung nutzbar. Alle Daten werden ausschließlich im Browser verarbeitet und nie auf unsere Server übertragen.

Funktioniert PlanTasia nur für Circus Phantasia?

Die Standardwerte (Projektnamen, Teilnehmergrenzen, Klassen) sind auf Circus Phantasia zugeschnitten. Du kannst aber alle Werte in Schritt 1 frei anpassen – das Tool funktioniert damit für jede ähnliche Projektstruktur.

Was passiert, wenn ein Geschwisterkind nicht in dieselbe Gruppe zugeteilt werden kann?

Der Algorithmus priorisiert Geschwisterbindungen. Nach der Verteilung zeigt PlanTasia Konflikte explizit an – sowohl in einer Zusammenfassung als auch direkt an der jeweiligen Zeile in der Ergebnistabelle. Du kannst solche Fälle dann manuell korrigieren.

Kann ich die Verteilung nach dem ersten Durchlauf noch anpassen?

Ja. In Schritt 4 lässt sich jeder Schüler und jede Schülerin per Klick auf eine andere Gruppe oder ein anderes Projekt verschieben. Statistiken und Auslastungsdiagramme aktualisieren sich dabei sofort. Außerdem kann die automatische Verteilung jederzeit erneut gestartet werden.

Wie viele Schülerinnen und Schüler kann PlanTasia verarbeiten?

Es gibt keine fest codierte Obergrenze. PlanTasia wurde für eine typische Grundschule mit 250–350 Schülerinnen und Schülern in 14 Klassen entwickelt und getestet. Deutlich größere Schulen sollten problemlos funktionieren.